Mapping Dokumen ISO: Fondasi Penting dalam Penerapan dan Implementasi Sistem Manajemen

Salah satu tahapan krusial yang sering kali menentukan kelancaran proyek penerapan dan implementasi standar ISO adalah mapping dokumen. Tahap ini menjadi fondasi awal untuk memastikan seluruh persyaratan standar ISO diterjemahkan ke dalam dokumen yang relevan, terstruktur, dan sesuai dengan proses bisnis organisasi. Pada praktiknya, mapping dokumen tidak hanya berfungsi sebagai daftar administrasi, tetapi juga sebagai alat kontrol progres, pembagian tanggung jawab, serta panduan kerja bagi seluruh pihak yang terlibat dalam implementasi ISO.

Baca juga: Prinsip, Kerangka Kerja, dan Proses dalam ISO 31000 yang Perlu Diketahui oleh Perusahaan Tersertifikasi

Apa Itu Mapping Dokumen?

Mapping dokumen adalah proses pemetaan dokumen yang didasarkan pada standar ISO yang akan diterapkan dan diimplementasikan oleh perusahaan atau organisasi. Setiap organisasi memiliki kebutuhan dokumen yang berbeda, karena mapping ini disesuaikan dengan proses bisnis, struktur organisasi, dan ruang lingkup sistem manajemen yang diterapkan. Dalam praktiknya, mapping dokumen dapat dilakukan pada dua kondisi utama:

• Initial, yaitu ketika organisasi menyiapkan dokumen dari awal.
• Surveillance, yaitu ketika organisasi sudah memiliki dokumen existing dan perlu dilakukan penyesuaian terhadap standar ISO yang berlaku.

Pemahaman terhadap fungsi dan peran setiap bagian dalam perusahaan menjadi landasan utama dalam menyusun mapping dokumen yang efektif dan aplikatif.

Kapan Mapping Dokumen Dilakukan?

Mapping dokumen dilakukan pada tahap awal penerapan ISO, khususnya:

• Saat organisasi memulai penerapan dan implementasi ISO.
• Sebelum dilaksanakannya kickoff project antara konsultan dan organisasi.

Tahap ini memastikan bahwa proses implementasi berjalan terarah, terkontrol, dan sesuai dengan target sertifikasi yang ditetapkan sejak awal.

Tujuan Mapping Dokumen

Mapping dokumen memiliki beberapa tujuan utama, antara lain:

• Memetakan seluruh dokumen penerapan ISO yang mencakup Dokumen Klausul, Dokumen Annex (opsional), Rekap Dokumen (opsional), serta keterangan progres.
• Memberikan gambaran yang jelas terkait status dan progres penyusunan dokumen.
• Menjadi referensi to-do list yang membagi peran antara konsultan (Mitra Berdaya Optima) dan organisasi, termasuk pembagian tugas per PIC (Person in Charge)

 

Struktur Mapping Dokumen dalam Implementasi ISO

1. Dokumen Klausul
   Dokumen klausul berisi pemetaan persyaratan utama standar ISO, yang umumnya mencakup nomor klausul, persyaratan, nama dokumen, link dokumen, PIC (beserta nama), status dokumen (oleh konsultan dan organisasi), to-do dokumen untuk masing-masing PIC. Struktur ini membantu memastikan setiap klausul ISO telah diterjemahkan ke dalam dokumen yang sesuai dan dapat ditelusuri dengan jelas.
2. Dokumen Annex (Opsional)
   Dokumen annex biasanya berkaitan dengan kontrol tambahan, khususnya pada standar seperti ISO 27001. Informasi yang dimuat antara lain nomor annex, kontrol, nama dokumen, link dokumen, PIC (beserta nama), status dan to-do dokumen. Dokumen ini berfungsi sebagai penguat penerapan kontrol keamanan atau persyaratan tambahan sesuai kebutuhan organisasi.
3. Rekap Dokumen
   Rekap dokumen menyajikan ringkasan seluruh dokumen yang digunakan dalam sistem manajemen, meliputi nomor dokumen, nama dokumen, link dokumen, jenis dokumen (prosedur atau rekaman), PIC, status dan to-do dokumen. Bagian ini memudahkan pemantauan kelengkapan dokumen secara keseluruhan.
4. Keterangan Progres
   Keterangan berisi klasifikasi progres dokumen yang umumnya ditampilkan dalam bentuk dropdown. Fitur ini membantu memantau perkembangan implementasi secara real time dan memudahkan koordinasi antar tim.

 

Penentuan dan Pencantuman PIC dalam Mapping Dokumen

Penentuan PIC dilakukan dengan mengacu pada struktur Tim SMKI atau tim sistem manajemen yang dibentuk organisasi. Tahapannya meliputi:

1. Menentukan tugas dan tanggung jawab Tim SMKI.
2. Menentukan posisi PIC sesuai fungsi dan divisi.
3. Mengkomunikasikan peran PIC kepada klien sesuai dengan bidang masing-masing.

PIC kemudian dicantumkan dalam mapping dokumen dengan merujuk pada SK Tim SMKI, melalui pengaturan dropdown, pemberian warna, serta penambahan nama PIC pada setiap dokumen terkait

Contoh Pembagian Dokumen Berdasarkan Peran dalam SMKI

Dalam penerapan ISO 27001 (SMKI), mapping dokumen umumnya dibagi berdasarkan peran, antara lain:

• CISO (Chief Information Security Officer)
  Meliputi dokumen konteks organisasi, kebijakan, sasaran SMKI, serta surat penunjukan dan dukungan manajemen.
• Koordinator Manajemen Risiko
  Bertanggung jawab atas prosedur manajemen risiko dan risk register.
• Koordinator Manajemen Aset
  Mengelola prosedur aset, daftar aset, serta form terkait pengadaan dan pemusnahan.
• Koordinator SDM
  Mencakup prosedur keamanan SDM, awareness, NDA, penilaian karyawan, hingga exit clearance.
• Koordinator Operasional Teknis
  Mengelola kebijakan teknis, manajemen akses, keamanan jaringan, perubahan sistem, hingga SDLC.
• Koordinator Audit Internal
  Bertanggung jawab atas audit internal, tinjauan manajemen, serta penanganan ketidaksesuaian.
• Koordinator Keamanan Pemasok, Insiden, Keberlangsungan Bisnis, dan Kepatuhan Hukum
  Mengelola dokumen terkait pemasok, insiden keamanan, BCP, serta kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku

Mapping Dokumen sebagai Alat Kontrol Implementasi ISO

Dengan mapping dokumen yang terstruktur, organisasi tidak hanya lebih siap menghadapi audit sertifikasi, tetapi juga memiliki sistem dokumentasi yang:

• Selaras dengan standar ISO
• Mudah dipantau progresnya
• Jelas pembagian tanggung jawabnya
• Mendukung perbaikan berkelanjutan sistem manajemen

Mapping dokumen menjadi jembatan antara persyaratan standar dan praktik operasional sehari-hari.

Konsultasikan Proses Mapping Dokumen dan Sertifikasi ISO bersama Mitra Berdaya Optima

Mapping dokumen bukan sekadar tahap administratif, melainkan fondasi strategis dalam penerapan ISO yang efektif dan berkelanjutan. Dengan pendekatan yang sistematis dan kolaboratif, organisasi dapat memastikan bahwa setiap persyaratan standar diterapkan secara tepat, terdokumentasi dengan baik, dan siap diaudit.

Melalui pendampingan konsultasi ISO dari Mitra Berdaya Optima, proses mapping dokumen dirancang agar selaras dengan proses bisnis organisasi, sekaligus memudahkan tim internal dalam menjalankan dan memelihara sistem manajemen yang telah dibangun. Konsultasi awal secara gratis dengan klik di sini!