Implementasi UU PDP di Perusahaan Siapa Saja yang Harus Terlibat?

Sejak UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) diberlakukan, perusahaan dituntut untuk tidak hanya memiliki dokumen kebijakan, tetapi juga membangun sistem tata kelola privasi yang kuat dan berkelanjutan. Namun, saat mulai mengimplementasikan UU PDP, banyak perusahaan menghadapi pertanyaan yang sama, “Siapa saja yang benar-benar terlibat dalam pengelolaan data pribadi di perusahaan?” Jawabannya tidak sesederhana menunjuk satu orang sebagai penanggung jawab. Pengelolaan data pribadi menyentuh banyak proses bisnis, banyak unit, dan banyak risiko, sehingga membutuhkan struktur yang jauh lebih komprehensif.

Baca juga: Mengelola Risiko Keamanan TI dalam Proyek Transformasi Digital
 

Mengapa Implementasi PDP Tidak Bisa Dilakukan oleh Satu Orang?

Perlindungan data pribadi melibatkan aspek hukum, risiko, IT/security, operasional, dan keputusan manajemen. Jika hanya ditangani satu orang atau satu divisi, akan muncul beberapa risiko:

• Benturan kepentingan (conflict of interest)
• Tidak adanya pengawasan independen
• Kurangnya otorisasi untuk membuat keputusan strategis
• Keterbatasan pemantauan risiko di seluruh divisi
• Minimnya awareness di level operasional

Inilah sebabnya perusahaan perlu membangun tata kelola PDP dengan pembagian peran yang jelas dan berlapis.

Mengapa Perlu Ada 3 Level Peran?

Sebelum melihat detailnya, penting untuk memahami alasan utama mengapa perusahaan membutuhkan tiga level peran berbeda. Pengelolaan data pribadi mencakup:

1. Keputusan strategis (arah kebijakan dan komitmen)
2. Pengawasan independen (kepatuhan dan risiko)
3. Eksekusi harian (penerapan SOP dan kontrol)

Ketiga fungsi ini bersifat sangat berbeda dan tidak bisa digabungkan ke satu peran tanpa mengorbankan objektivitas, efektivitas, dan kepatuhan. Karena itu, implementasi PDP idealnya melibatkan tiga level peran yang saling terhubung namun memiliki tanggung jawab masing-masing: strategis, pengawasan, dan eksekusi.

Implementasi Pelindungan Data Pribadi (PDP) dalam organisasi melibatkan peran yang saling terhubung di setiap level. Pada level strategis, direksi atau top management bertanggung jawab memberikan arah, mandat, dan sumber daya yang diperlukan, mulai dari menetapkan kebijakan pelindungan data pribadi, menyusun visi dan arah strategis tata kelola, menyediakan anggaran dan dukungan lintas fungsi, hingga menyetujui model governance serta melakukan monitoring dan evaluasi berkala. Dukungan penuh dari jajaran pimpinan memastikan bahwa PDP tidak hanya menjadi program formalitas, melainkan bagian dari agenda utama perusahaan.

Pada level pengawasan, peran dipegang oleh Data Protection Officer (DPO) atau unit compliance yang bersifat independen untuk menghindari konflik kepentingan. Pada level ini, fungsi utama mencakup pemantauan kepatuhan terhadap Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi, pengawasan aktivitas pemrosesan data, pemberian rekomendasi mitigasi risiko, komunikasi isu privasi dengan regulator, pengawasan penanganan insiden, hingga edukasi kepada seluruh pemangku kepentingan internal. DPO bertindak sebagai penjaga gerbang tata kelola privasi agar setiap kebijakan dan prosedur dijalankan secara konsisten.

Sementara itu, pada level eksekusi, Data Protection Executives (DPE) dan privacy champion di setiap divisi menjalankan aktivitas operasional pelindungan data pribadi sehari-hari, seperti menerapkan SOP keamanan dan privasi, mengidentifikasi risiko di unit kerja masing-masing, menangani insiden data, mengelola inventaris data dan catatan pemrosesan, mengimplementasikan kontrol keamanan, serta melakukan verifikasi kepatuhan internal secara berkelanjutan.

Baca juga: Risk Assessment Data Pribadi Sebagai Kunci Kepatuhan UU PDP dan Keamanan Informasi

Membangun Tata Kelola PDP yang Efektif

Meskipun struktur tiap perusahaan bisa berbeda, prinsip dasarnya tetap sama dan perlu dipenuhi agar implementasi PDP efektif:

1. Pisahkan fungsi pengawasan dan pelaksana
   Untuk menjaga objektivitas dan menghindari benturan kepentingan.
2. Definisikan peran dengan jelas
   Setiap pihak harus mengetahui tanggung jawabnya sejak awal.
3. Tetapkan jalur pelaporan yang tegas
   Idealnya melapor langsung ke top management atau komite khusus.
4. Pastikan awareness karyawan berjalan berkelanjutan
   Pelatihan privasi dan keamanan tidak bisa dilakukan hanya sekali.
5. Lakukan monitoring dan evaluasi rutin
   Untuk memastikan kepatuhan tetap konsisten.

Dengan prinsip-prinsip ini, perusahaan tidak perlu memiliki tim besar. Yang dibutuhkan adalah struktur yang tepat dan implementasi yang disiplin.

Bagaimana Mitra Berdaya Optima Membantu Perusahaan Mengimplementasikan UU PDP?

Mitra Berdaya Optima menyediakan pendampingan yang menyeluruh dalam implementasi PDP, termasuk:

• Penyusunan struktur governance PDP
• Penentuan peran dan tanggung jawab di tiap level
• Pembuatan kebijakan dan SOP lengkap
• Penyusunan Data Inventory & ROPA
• Assessment kesiapan implementasi
• Pendampingan penanganan insiden
• Pelatihan dan awareness untuk seluruh karyawan

Dengan tiga level peran strategis, pengawasan, dan eksekusi perusahaan dapat membangun privacy governance yang kuat, terukur, dan berkelanjutan. Jika organisasi Anda sedang mempersiapkan atau memperkuat implementasi PDP, kini saatnya mengambil langkah konkret. Konsultasikan kebutuhan Anda bersama tim ahli Mitra Berdaya Optima untuk membangun sistem tata kelola data pribadi yang terstruktur, efektif, dan berkelanjutan.