Bagaimana Memetakan Data Flow untuk UU PDP?

Penerapan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) menuntut organisasi tidak hanya memahami kewajiban hukum, tetapi juga mampu mengelola data pribadi secara sistematis. Salah satu fondasi terpenting dalam kepatuhan UU PDP adalah data flow mapping atau pemetaan alur data pribadi. Tanpa pemetaan yang jelas, organisasi akan kesulitan mengidentifikasi risiko, memenuhi hak subjek data, hingga membuktikan kepatuhan saat diaudit.

Baca selengkapnya: Mapping Dokumen ISO: Fondasi Penting dalam Penerapan dan Implementasi Sistem Manajemen 

Mengapa Data Flow Mapping Penting dalam UU PDP?

Data flow mapping membantu organisasi menjawab pertanyaan mendasar data pribadi apa yang diproses, dari mana asalnya, untuk tujuan apa, disimpan di mana, dibagikan ke siapa, dan berapa lama disimpan. Informasi ini menjadi dasar untuk memenuhi kewajiban Pengendali Data dan Pengelola Data sebagaimana diatur dalam UU PDP. Selain itu, pemetaan data juga berperan penting dalam:

• Mengidentifikasi potensi pelanggaran data
• Menentukan dasar pemrosesan yang sah
• Menyusun kebijakan perlindungan data yang akurat
• Mendukung kesiapan menghadapi pemeriksaan regulator

Step-by-Step Memetakan Data Flow

1. Identifikasi Data Pribadi
   Langkah awal adalah mengidentifikasi seluruh jenis data pribadi yang diproses, termasuk data umum dan data spesifik (sensitif). Misalnya data karyawan, pelanggan, mitra, hingga data dari sistem digital.
2. Petakan Sumber dan Tujuan Data
   Tentukan dari mana data diperoleh (form, aplikasi, pihak ketiga) dan ke mana data mengalir, baik internal maupun eksternal organisasi.
3. Tentukan Tujuan dan Dasar Pemrosesan
   Setiap pemrosesan data harus memiliki tujuan yang jelas dan dasar hukum yang sah sesuai UU PDP, seperti persetujuan, kewajiban kontraktual, atau kepatuhan hukum.
4. Identifikasi Sistem dan Lokasi Penyimpanan
   Catat sistem IT yang digunakan, lokasi server, serta mekanisme pengamanan data, termasuk apakah data diproses lintas negara.
5. Tetapkan Retensi dan Penghapusan Data
   Pemetaan data harus mencakup jangka waktu penyimpanan dan prosedur penghapusan data sesuai prinsip pembatasan penyimpanan.
    

Teknik Data Mapping, ROPA, dan DPIA

Hasil data flow mapping dituangkan dalam ROPA (Record of Processing Activities). ROPA merupakan dokumen wajib bagi organisasi untuk mencatat seluruh aktivitas pemrosesan data pribadi secara terstruktur dan terdokumentasi. Sementara itu, untuk pemrosesan yang berisiko tinggi, organisasi perlu melakukan DPIA (Data Protection Impact Assessment). DPIA membantu menilai dampak pemrosesan data terhadap hak dan kebebasan subjek data, serta menentukan langkah mitigasi risiko yang tepat.

Baca juga: Kewajiban Pengendali dan Prosesor Data Pribadi Sesuai UU PDP: Apakah Bisnis Anda Sudah Siap?

Keterkaitan dengan ISO 27701

ISO 27701 memberikan kerangka kerja sistem manajemen privasi yang terintegrasi dengan ISO 27001. Dalam standar ini, data flow mapping, ROPA, dan DPIA tidak hanya dokumen administratif, melainkan bagian dari proses manajemen risiko privasi yang berkelanjutan. Dengan menerapkan ISO 27701, organisasi memiliki pendekatan yang lebih sistematis untuk memenuhi UU PDP, meningkatkan akuntabilitas, serta membangun kepercayaan pemangku kepentingan.

Mitra Berdaya Optima mendampingi organisasi dalam menyusun data flow mapping, ROPA, hingga DPIA yang selaras dengan UU PDP dan standar ISO 27701. Melalui pendekatan berbasis risiko dan praktik terbaik internasional, organisasi dapat membangun sistem perlindungan data yang terintegrasi dan siap diaudit. Konsultasikan kebutuhan kepatuhan perlindungan data organisasi Anda bersama Mitra Berdaya Optima untuk memastikan implementasi UU PDP berjalan efektif, terukur, dan berkelanjutan!